I denne erklæringen informerer vi om hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor de samles inn og behandles, og hvordan vi bruker dem. Den vil også omtale rettigheter medlemmene har når vi håndterer deres opplysninger.

Pr 1. januar 2019.

Informasjonssikkerhet og personvern er høyt prioritert av KOL. Fagforeningsmedlemskap er en sensitiv opplysning, som skal behandles med varsomhet. Som medlem og bruker av vårt nettsted skal du være trygg på at dine opplysninger håndteres trygt og sikkert.
KOL er behandlingsansvarlig og har ansvar for all håndtering av personopplysninger i organisasjonen, uavhengig av om denne foregår lokalt eller sentralt, av ansatte, medlemmer eller tillitsvalgte.

HVILKE PERSONOPPLYSNINGER SAMLER VI INN OM DEG?

Personopplysninger du aktivt oppgir til oss

Når du melder deg inn i hos oss, deltar på medlemsaktiviteter, svarer på medlemsundersøkelser eller på annen måte bruker foreningens medlemsservice eller tjenester kan vi samle inn opplysninger om deg.
Hvilke personopplysninger vi samler inn avhenger av omstendighetene og av hvilke tjenester og aktiviteter du bruker.
Eksempler på grunnleggende medlemsopplysninger:
Navn
Utdanning
e-postadresse, telefonnummer og postadresse
Arbeidsgiver og/eller utdanningssted
Tariffsektor, arbeidssted og stilling
Fødselsnummer
Kontingentkategori

Brukergenererte personopplysninger
Eksempler på opplysninger vi mottar som følge av dine aktiviteter og bruk av våre tjenester:
Informasjon du gir oss når du oppdaterer egne kontaktopplysninger eller melder fra om endring av arbeidssted mv.
Informasjon du gir oss når du melder fra om behov for medlemsservice.
Informasjon du gir oss når du henvender deg til oss for å få råd eller bistand knyttet til ditt arbeidsforhold.
Brukeropplysninger og svar som du oppgir for undersøkelsesformål (svar på lønnsundersøkelser mv).
Registrering av ditt tillitsverv på lokalt, regionalt eller sentralt nivå.

Opplysninger mottatt fra tredjeparter
KOL vil ordinært ikke motta opplysninger om deg fra tredjeparter. Opplysningene vi har om deg vil i all hovedsak komme fra deg selv, eller fra lokal tillitsvalgt som tar opp spørsmål av betydning for din arbeidssituasjon eller lønns- og arbeidsvilkår. Samfunnsviterne, Norsk psykologforening, Norges farmaceutiske forening, Norges veterinærforening og Samfunnsøkonomene vil dele grunnleggende medlemsinformasjon med KOL som følge av samarbeidsavtale med nevnte organisasjoner.

HVORFOR BEHANDLER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?
KOLs hovedformål er å ivareta dine lønns- og arbeidsvilkår, og faglige og økonomiske interesser. Opplysningene vi behandler om deg anses nødvendige for å yte god medlemsservice, sikre tilgang til relevante medlemstilbud og for å oppfylle formålene med medlemskapet.
Vi registrerer ditt fødselsnummer av hensyn til sikker identifisering.

KOLS BEHANDLINGSGRUNNLAG
Når du melder deg inn i KOL inngås en avtale som gir grunnlag for å behandle dine personopplysninger. Innholdet i avtalen er basert på foreningens styringsdokumenter, blant annet vedtektene. De mest sentrale vilkårene for ditt medlemskap fremgår av medlemsbetingelsene som leses og godtas ved innmelding.
Det er også avtale som vil være grunnlaget for at vi kan ta opp dine lønns- og arbeidsvilkår med arbeidsgiver, dersom du ønsker det.
Et annet grunnlag for å behandle dine personopplysninger er samtykke. Det er samtykke fra deg som kan gi våre samarbeidspartnere innen bank og forsikring adgang til å markedsføre medlemstilbud overfor deg. Gir du ikke slikt samtykke, eller trekker du tilbake et samtykke, vil du ikke motta slik markedsføring direkte fra bank- og forsikringsleverandørene.

KOL fremforhandler gode medlemsfordeler, blant annet innen bank og forsikring. For å sikre at kun medlemmer har tilgang til de gunstige tilbudene, utveksles nødvendige medlemsdata til våre bank- og forsikringspartnere. Denne utvekslingen er basert på berettiget interesse, og har kun som formål å avklare status for medlemskap.
Det er også berettiget interesse og våre plikter som tariffpart, som gjør at vi kan håndtere dine personopplysninger i forbindelse med konfliktberedskap og streik.
I tillegg til avtale, samtykke og berettiget interesse vil vi håndtere dine personopplysninger i samsvar med lovpålagte krav, blant annet når vi oppbevarer nødvendig dokumentasjon for regnskapsmessige formål.

PERSONVERNPRINSIPPENE
Uavhengig av hvilke behandlingsgrunnlag som gjelder, skal all håndtering av dine persondata skje i samsvar med grunnleggende personvernprinsipper. Personopplysningene skal kun brukes til formålet de er hentet inn for.
Det skal ikke innhentes flere opplysninger enn nødvendig, og krav til konfidensialitet, personvern og informasjonssikkerhet skal oppfylles i all behandling. Les mer om disse og andre personvernprinsipper på datatilsynet.no.

HVA GJØR VI MED DINE PERSONOPPLYSNINGER?
Når du melder deg inn registrerer vi grunnleggende opplysninger om deg som navn, fødsels og personnummer, kontaktinformasjon og arbeidsforhold i vårt medlemsregister.
Medlemshenvendelser om lønns- og arbeidsvilkår behandles konfidensielt og beskyttes særskilt. Slike saker lagres ikke i medlemsregisteret, men oppbevares i låste skap eller skuffer.

DELER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER MED ANDRE?
KOL vil i svært begrenset grad dele dine personopplysninger med andre.
Vi, gjennom Forsvarets personellservice, deler ditt navn, personnummer og beløp for betalt kontingent med skattemyndighetene, for å sikre at du får skattetrekk for betalt kontingent. Utvekslingen av opplysninger er basert på avtale med deg, fremgår av medlemsbetingelsene og anses som berettiget for å ivareta dine økonomiske interesser.
KOL er en tariffpart, og deltar i forhandlinger sentralt og lokalt. Vi deler medlemsinformasjon med samarbeidspartnere i tarifforhandlinger, eksempelvis med tillitsvalgte for Akademikerne. Dette er en nødvendig og berettiget følge av vårt arbeid som fagforening.
KOL fremforhandler gode medlemsfordeler, blant annet innen bank og forsikring. For å sikre at kun medlemmer får tilgang til de gunstige tilbudene, utveksles nødvendige medlemsdata til våre bank- og forsikringspartnere.
Vi må videre oppbevare personopplysninger i regnskapsbilag mv i samsvar med regnskapsmessige krav. Revisoroppdrag og eventuelle tilsyn kan også omfatte opplysninger om deg.

TILLITSVALGTES TILGANG TIL DINE PERSONOPPLYSNINGER
Tillitsvalgte har ikke tilgang til KOLs medlemsregister.
Lokale tillitsvalgte får tilgang til en liste over «sine» medlemmer ved forespørsel og/eller ved lokale lønnsforhandlinger. Visningen inneholder informasjon om navn, epost, telefon, stilling, tariffområde og innmeldingsdato til medlemmene i medlemsgruppen. Lokale tillitsvalgte mottar også informasjon om nye medlemmer på arbeidsplassen, slik at medlemmenes interesser kan ivaretas blant annet i forhandlinger.
Sentrale tillitsvalgte, som hovedstyret, arbeidsutvalg, tariffutvalg, fylkesstyrer og lignende, har ikke tilgang til medlemsregister eller -lister og mottar heller ikke informasjon om medlemmer som skifter arbeidsplass.

INNSYN, OPPDATERING OG SLETTING
Du har krav på innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg.
Du kan be oss slette dine personopplysninger når formålet med bruken er oppfylt. Vær oppmerksom på at vår virksomhet ikke bare er underlagt personvernreglene, men også andre lover og regler. Lovpålagte plikter kan medføre at vi likevel må beholde opplysningene helt eller delvis, eksempelvis av regnskapsmessige hensyn.

HVA SKJER MED DINE OPPLYSNINGER VED UTMELDING?
Ved utmelding registreres utmeldingsdato og utmeldingsgrunn.
Personopplysningene som er registrert om utmeldte medlemmer skal ifølge KOL interne rutiner slettes etter tre år.

NYHETSBREV OG MEDLEMSKOMMUNIKASJON
KOL har et informasjonsansvar overfor sine medlemmer. Aktuell informasjon om aktiviteter og medlemskap skal tilrettelegges og gjøres tilgjengelig for deg som medlem. Blant foreningens kommunikasjonskanaler skal digitale og sosiale kommunikasjonskanaler prioriteres i kommunikasjon med medlemmene.

Vi sender også ut obligatorisk informasjon i nyhetsbrev, eksempelvis om tarifforhandlinger. Dette er informasjon som anses nødvendig å formidle, i lys av foreningens hovedformål og virksomhet som fagforening. Denne type e-postutsendinger kan du som er medlem ikke melde deg av.

Medlemmer med tillitsverv vil motta obligatorisk informasjon knyttet til deres oppgaver som tillitsvalgte, herunder i tilknytning til tarifforhandlinger, medbestemmelse og tillitsvalgtopplæring.

Bruk av lese- og klikkstatistikk

Via vårt utsendelsesverktøy kan vi analysere antallet som har åpnet nyhetsbrevet som er sendt via e-post, og klikket på lenker i utsendelsen.

Statistikken benyttes for å optimalisere informasjonen som sendes fra foreningen. Lesestatistikken behandles ikke på individnivå, men verktøyet gir muligheter for å hente ut statistikk også på medlemsnivå.

KOL har pr i dag ikke fokus på bruk av klikkstatistikk for å tilpasse informasjonen på individnivå. Informasjonen brukes i all hovedsak for å verifisere at utsendte nyhetsbrev er mottatt.
Dersom det innføres brukerundersøkelser relatert til nettsidene, vil behandlingsgrunnlaget være samtykke fra den enkelte med mindre annet er spesifisert.

NETTSTATISTIKK PÅ KOL.NO
KOL samler inn opplysninger om besøkende på KOL.no. Formålet er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedene. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, og hvilke nettsteder brukerne kommer fra.

KOL bruker Google Analytics for å få innsikt i de digitale interaksjonene vi har på nettstedene vi administrerer. Informasjon fra verktøyet utleveres ikke fra KOL til andre aktører.

Hva er informasjonskapsler/cookies?

Informasjonskapsler (cookies) er små midlertidige filer som blir lagret på enheten din i det du besøker en nettside (som tar dette i bruk). Filene blir slettet automatisk etter en viss tidsperiode eller når nettsiden lukkes, men dette kan administreres om ønskelig. Informasjonskapslene inneholder opplysninger som for eksempel innstillingene dine eller profilinformasjonen din for et nettsted.

Vår bruk av cookies

KOL bruker informasjonskapsler for å forbedre brukeropplevelsen din av nettsidene våre.
Ved å bruke KOL.no samtykker du til at vi kan sette informasjonskapsler i din nettleser. Dersom du ikke vil akseptere vår bruk av informasjonskapsler, kan du trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren din. Vi gjør oppmerksom på at dette kan medføre at tjenestene på våre nettsider ikke fungerer optimalt.

HVORDAN BESKYTTER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?
Det er viktig for KOL å beskytte dine personopplysninger. Alle personopplysninger du oppgir til oss lagres på sikre servere i Norge, og vi benytter i samarbeid med våre IKT-partnere egnede og målrettede tiltak for å beskytte mot tap, misbruk, uautorisert tilgang, endring, offentliggjøring eller ødeleggelse av dine personopplysninger.

HVORDAN KAN DU FÅ TILGANG TIL DINE OPPLYSNINGER?
Opplysningene vi har registrert om deg, kommer i all hovedsak fra deg selv eller finnes i e-postkorrespondansen du selv har tatt del i. Uavhengig av dette, oppsummerer vi dine viktigste rettigheter:
Rett til å få tilgang til dine personopplysninger: du har rett til å få informasjon fra oss om hvorvidt vi behandler personopplysninger om deg, og i så fall få tilgang til vedkommende personopplysninger.
Rett til korrigering: om du mener at personopplysninger vi behandler om deg er feil eller unøyaktige har du rett til å kreve at vi korrigerer disse.
Rett til sletting (rett til å bli glemt): dersom dine personopplysninger har blitt behandlet uten lovlig grunnlag har du rett til å kreve at vi sletter dine personopplysninger.
Rett til begrensning av behandling: dersom du bestrider riktigheten av dine opplysninger eller du bestrider våre berettigede formål ved behandlingen, har du rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine opplysninger inntil en løsning er funnet.
Rett til å protestere mot behandling: i visse tilfeller, for eksempel dersom du bestrider at vi har et berettiget formål ved behandlingen av dine opplysninger, har du rett til å protestere mot behandlingen.
Rett til dataportabilitet: dersom behandlingen av dine opplysninger utføres automatisk, og er basert på samtykke eller avtale, har du rett til å kreve at dine persondata settes opp i et maskinlesbart format med sikte på overføring til annen behandlingsansvarlig.

ENDRINGER I DENNE PERSONVERNERKLÆRINGEN
Vi forbeholder oss retten til å endre denne personvernerklæringen om det er påkrevet. Du bør derfor forsikre deg om at du gjør deg kjent med seneste versjonen av erklæringen. Vi vil publisere endringer av personvernerklæringen på våre nettsider.

KONTAKT OSS
KOLs sikkerhetsledelse består av
Generalsekretær, Tor Erik Drangsholt
Sikkerhetsansvarlig og personvernombud, Lars-Jonas Westerfjell.
Ta kontakt med oss om du har spørsmål om personvern. Send e-post til personvern@KOL.no eller ring oss på telefon 23 09 56 88.
Henvendelser om personvern besvares av KOL så snart som mulig og senest innen 14 dager.

KLAGERETT
Er du ikke fornøyd med KOLs oppfølgning av ditt personvern, kan du klage til Datatilsynet. Mer informasjon om klageretten finner du på Datatilsynets nettsider.